Aufbewahrungsfristen: Wie lange muss ich Dokumente aufheben?

Frühjahrsputz im Aktenordner

Wo habe ich die Rechnung für den Fernseher hingelegt? Schon beginnt die Sucherei…Nicht selten herrscht in Sachen „Papiere“ zu Hause Chaos. Macht man sich ans Aufräumen, ist man oft unsicher, ob man solche Dokumente ablegen muss oder sie in den Müll können. Hier finden wichtige Informationen zu allen Aufbewahrungsfristen. 

Kontoauszüge

Sollten nicht vorschnell vernichtet werden, vor allem, wenn man mit ihnen belegen kann, dass eine Rechnung bezahlt wurde oder Abbuchungen für einen Mietvertrag oder eine Versicherung erfolgt sind. Da Rechnungen in der Regel nach drei Jahren ihre Gültigkeit verlieren, sollten die entsprechenden Kontoauszüge auch erst nach dieser Frist entsorgt werden. Doch da die Aufbewahrungsfrist erst am Ende des Jahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, ist es sinnvoll, die Auszüge vier Jahre lang aufzuheben. Dann ist man auf der sicheren Seite. 

Belege für Inventar

Ob Möbel, Schmuck, teure Elektronik etc. – Rechnungsbelege dafür am besten nie entsorgen, sondern diese Dokumente immer sofort ablegen. Bewahren Sie diese mit einem Foto auf. Das kann im Schadensfall für die Versicherung sehr wichtig sein.

Arbeitsverträge

oder Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse und Beurteilungen sollten bis zum Renteneintritt dokumentierbar sein. So können Sie nämlich bei Unstimmigkeiten alles nachweisen und begründen.

Steuer-Unterlagen

Bescheide vom Finanzamt bitte zehn Jahre archivieren, dazu gehörige Unterlagen wie beispielsweise Rechnungen sechs Jahre.

Handwerker

Zwei Jahre muss man Rechnungen von Handwerkern aufbewahren. So will es das Gesetz zur Bekämpfung von Schwarzarbeit.

Mietvertrag

Nach einem Auszug bewahrt man ihn sechs Monate auf. Bis zu dieser Frist darf der Vermieter Forderungen wegen Reparaturen oder Renovierungen stellen. 

Familienbuch

bzw. Geburtsurkunde und Taufschein hebt man ein Leben lang auf. Ebenso verhält es sich mit Arztgutachten, Diagnosen, Röntgenbildern und Befunde. Nebeneffekt: Angehörige können im Notfall die Unterlagen an Ärzte weitergeben.

Kassenbelege

Zwei Jahre sollten diese auf jeden Fall aufgehoben werden, schon allein wegen der gesetzlichen Gewährleistung und Umtausch. 

Policen

Versicherungsurkunden nebst Schriftverkehr so lange aufheben, wie die Police läuft bzw. ein Schaden abgewickelt ist.

Abonnements

Unterlagen über Abonnements für Kündigungsfristen aufheben, solange das Abo besteht.

Ordnungs-Tipp:

Machen Sie sich kleine Häufchen. Legen Sie für jeden Bereich einen entsprechenden Ordner an. Zum Beispiel Gehalt, Rente, Steuer, Auto … Wenn Sie das einmal gemacht haben, herrscht eine Grundordnung. Dann heißt es nur noch: regelmäßig am Ball bleiben.